Nic nie zakłóca pracy szybciej niż nieobecność pracownika bez wcześniejszego powiadomienia. Jeden nieobecny pracownik tymczasowy może natychmiast doprowadzić do braków kadrowych, zwiększonego obciążenia pracą i dyskusji na temat tego, kto był, a kto nie był obecny. Jednocześnie branża pracy tymczasowej znajduje się pod coraz większą presją, aby działać w sposób bardziej przejrzysty. Klienci chcą dokładnie wiedzieć, kto dla nich pracuje, ubezpieczyciele i organy nadzorcze nakładają coraz surowsze wymagania dotyczące rejestracji i weryfikacji, a pracownicy tymczasowi mają prawo do prawidłowej rejestracji swoich godzin pracy. Mimo to obecność na wielu stanowiskach pracy nadal jest rejestrowana za pomocą kartek papieru, ustnych ustaleń lub ręcznie aktualizowanych plików Excel. 

To właśnie tę lukę Opus Recruitment chce wypełnić za pomocą Bota Obecności. System rejestruje, kiedy pracownicy tymczasowi są obecni w miejscu pracy i automatycznie przekształca te dane w przejrzysty raport dla klienta. Koniec z oddzielnymi zgłoszeniami napływającymi z różnych kanałów – zamiast tego jedno centralne i aktualne źródło danych, na którym mogą polegać zarówno Opus, jak i klient. 

 

Jakie Problemy Rozwiązuje To Rozwiązanie 

Bot rozwiązuje jednocześnie kilka problemów, które w praktyce często są ze sobą powiązane. Niejasności dotyczące nieobecności znikają, ponieważ obecność jest rejestrowana bezpośrednio i obiektywnie, zamiast być ustalana dopiero po fakcie. Rozliczenia z klientami stają się dokładniejsze, ponieważ opierają się na rzeczywiście zarejestrowanych godzinach, a nie na szacunkach lub oddzielnych kartach czasu pracy. Dyskusje między klientem, pracownikiem tymczasowym i agencją pracy na temat tego, kto był lub nie był obecny, stają się znacznie krótsze, ponieważ dane są już dostępne. 

Ponadto system rejestracji został zaprojektowany zgodnie z wymogami RODO dotyczącymi przetwarzania danych osobowych pracowników. Nie jest to jedynie formalność: klienci w branży pracy tymczasowej słusznie zwracają na to coraz większą uwagę, zwłaszcza teraz, gdy zaostrzono obowiązki w zakresie weryfikacji pracowników tymczasowych. System rejestracji obecności, który nie jest odpowiednio zabezpieczony, ostatecznie generuje więcej ryzyka niż korzyści. 

 

Część Większej Zmiany 

Bot Obecności nie jest odosobnionym rozwiązaniem. W branży pracy tymczasowej wyraźnie widać trend w kierunku większej cyfryzacji i odpowiedzialności, częściowo ze względu na przepisy prawa, a częściowo dlatego, że klienci po prostu oczekują tego od profesjonalnego partnera. Tam, gdzie kiedyś wystarczał telefon lub podpis na formularzu, dziś oczekuje się kompletnego i możliwego do zweryfikowania systemu. Dla Opus Recruitment bot jest sposobem na uczynienie tej odpowiedzialności stałym elementem działalności, zamiast tworzenia nowych rozwiązań dla każdego klienta lub zlecenia. 

 

Wciąż w Fazie Rozwoju 

Bot Obecności jest obecnie w trakcie budowy, a dokładny sposób działania – czyli sposób, w jaki pracownik tymczasowy będzie się meldował i wymeldowywał – jest nadal dopracowywany. Jedno jest już jednak pewne: celem jest mniej dyskusji po fakcie, bardziej wiarygodne dane i większy spokój zarówno dla pracownika tymczasowego, jak i klienta. 

Więcej informacji o tym, jak bot będzie działał w praktyce i kiedy pierwsi klienci będą mogli z niego skorzystać, pojawi się wraz z postępem prac nad jego rozwojem.